05. Studerandeadministration

Ekonomi

Tidigast tre veckor efter upprop kan ÖSYH rekvirera statliga medel för de studerande. Utbildningsledare ser till att korrekta underlag lämnas till ÖSYH som gör rekvireringen hos Myndigheten för yrkeshögskolan.
När besluten har kommit till ÖSYH meddelar de utföraren genom att skicka kopior på utbetalningsplan tillsammans med det belopp som utföraren ska fakturera ÖSYH för utförd utbildning. Förfallodatum för fakturan får ligga tidigast 10 dagar efter planerad utbetalning från Myndigheten för yrkeshögskolan.
I fakturan ska anges vilken utbildning och klass det gäller, hur många studerande den avser samt period.
All fakturering av statsbidrag för ordinarie utbildning sker utan moms. För fakture- ring gällande uppdragsutbildning görs överenskommelser i varje fall.

CSN

ÖSYH sköter all rapportering till CSN och utbildningsledare lämnar på förfrågan underlag. Rapportering gällande studerande sker i början och slutet av varje termin samt i samband med avbrott, uppehåll och tillgodoräknande av hel kurs.

För alla studerande som kommer på uppropet (eller ny termin) ska ÖSYH in- tyga påbörjad studieperiod så att de studerande kan söka/erhålla studiestöd från CSN om de så önskar.
Vid slutet av varje termin rapporteras om varje enskild studerande följer normal studietakt eller ej. CSN menar att en studerande bör klara samtliga kurser utan att studierna försenas. Mindre och tillfälliga förseningar kan godtas om skolan bedömer att studierna som helhet inte kommer att försenas. Om bedömning görs att en studerande ej följer studietakt kan utbildningsledaren skriva ett do- kument som beskriver situationen och eventuella åtgärder, så att den studerande kan skicka det till CSN.
Om en studerande tillgodoräknar sig en kurs, gör studieavbrott eller studieup- pehåll ska detta rapporteras till CSN. Utföraren meddelar ÖSYH detta så snart som möjligt, ÖSYH rapporterar till CSN.

TERMINSTIDER
Terminstider för respektive intag rapporteras in före läsårsstart. Terminer är löpande utan lov och terminstiderna sätts så att en termin alltid börjar på en måndag och alltid avslutas på en fredag. Eventuella upprop sker på lämplig dag under första veckan.

Uppgift	Ansvarig
Lämna underlag till rapportering	Utbildningsledare
Rapportera till CSN	ÖSYH

05. Studerandeadministration

Myndigheten för yrkeshögskolan

Myndigheten för yrkeshögskolan är den myndighet som beslutar om en utbildning får ingå i yrkeshögskolan och om den har rätt till statliga anslag för studerande. Myndighe- ten ansvarar även för tillsyn av samtliga godkända utbildningar.
Det som visar att en utbildning är godkänd av Myndigheten för yrkeshögskolan är det beslut från myndigheten som undertecknats och innehåller ett unikt utbildnings- nummer. Ett utbildningsnummer består av YH följt av en sifferkombination som be- tecknar utbildningen, ett årtal (beslutsåret) samt en siffra som betecknar aktuellt intag. Exempelvis YH00574-2019-1.

Det som ska rapporteras, utöver studiedokumentationen, till Myndigheten för yrkes- högskolan är:

Ledningsgrupp med kontaktuppgifter
Utbildningsbeskrivning
Kontaktuppgifter till utbildningsledare och till ÖSYH
Sista ansökningsdatum
Startsignal på uppropsdagen, fördelat på antal kvinnor och män som sökt
respektive som kom på uppropet
Rekvirering av statliga anslag tidigast 3 veckor efter uppropet, samt var 6:e månad
Slutsignal vid examen
Uppgifter för 6-månadersuppföljning efter examen
Uppgifter som efterfrågas i samband med tillsyner och granskningar
Examensbevis och utbildningsbevis

Till Myndigheten för yrkeshögskolan lämnas även ansökningar om att få förändra utbildningsplaner med mera.

Uppgift	Ansvarig
Lämna underlag för rapportering	Utbildningsledare
Samtlig rapportering till Myndigheten för yrkeshögskolan	ÖSYH
Samordna tillsyn	ÖSYH
Vid behov ansöka om förändringar för utbildningen	ÖSYH

05. Studerandeadministration

Studiedokumentation

All studiedokumentation ska ske i Myndigheten för yrkeshögskolans studiedokumen- tationssystem (Mina sidor). Det är ÖSYH som rapporterar in uppgifter i systemet efter underlag från utbildningsledaren. Att studiedokumentationen är korrekt är av största vikt bl.a. utifrån de studerandes rättssäkerhet.

Kontaktuppgifter till samtliga studerande
Namn, personnummer, adress, telefon och mejladress.

Betyg i varje kurs
Betyg i alla kurser ska lämnas av utbildningsledare till ÖSYH inom rimlig tid efter kursens avslut, max ca 1 månad.
Betyg rapporteras i den betygskatalog som finns tillsammans med klasslista. Varje kurs har en egen flik i Excel-filen där betyg och betygsdatum rapporteras. Där lämnas också uppgifter om kursens start- och slutdatum. Om betyg förändras uppdateras upp- gifterna och datum för justering noteras i betygskatalogen.

Avbrott
Vid avbrott ska ÖSYH meddelas omgående och dokumentationen uppdateras så snart som möjligt.

Studieuppehåll
När ledningsgruppen beslutat om studieuppehåll ska ÖSYH uppdatera dokumentatio- nen så snart som möjligt. När en studerande återgår till utbildningen ska utbildningsle- daren meddela ÖSYH.

Närstående kontaktperson
Alla studerande ska lämna aktuella kontaktuppgifter till valda närstående att kontak- ta vid kris. Detta för att de ska kunna kontaktas om något allvarligt inträffar i eller i samband med utbildningen. Med kris menas allvarlig olycka, dödsfall, brand, händelse då studerande eller personal utsatts för livsfara, alla situationer som hos inblandade framkallar chock eller allvarlig förstämning eller liknande. Dessa kontaktuppgifter ska finnas hos utbildningsledaren.

Uppgift	Ansvarig
Rapportera in studerande till Myndigheten för yrkeshögskolan	ÖSYH
Lämna underlag till rapportering om avbrott och uppehåll	Utbildningsledare
Lämna över betygsdokumentation i klasslista/betygskatalog	Utbildningsledare
Föra in uppgifter om uppehåll och avbrott i studiedokumentationen (Mina sidor samt klasslista)	ÖSYH
Föra in betyg i studiedokumentationen (Mina sidor)	ÖSYH
Meddela ÖSYH om ändrade kontaktuppgifter till studerande	Utbildningsledare

Bilaga 16. Uppgifter till studerande och närstående