Välkommen till utförarhandboken
Studiedokumentation
All studiedokumentation ska ske i Myndigheten för yrkeshögskolans studiedokumen- tationssystem (Mina sidor). Det är ÖSYH som rapporterar in uppgifter i systemet efter underlag från utbildningsledaren. Att studiedokumentationen är korrekt är av största vikt bl.a. utifrån de studerandes rättssäkerhet.
Kontaktuppgifter till samtliga studerande
Namn, personnummer, adress, telefon och mejladress.
Betyg i varje kurs
Betyg i alla kurser ska lämnas av utbildningsledare till ÖSYH inom rimlig tid efter kursens avslut, max ca 1 månad.
Betyg rapporteras i den betygskatalog som finns tillsammans med klasslista. Varje kurs har en egen flik i Excel-filen där betyg och betygsdatum rapporteras. Där lämnas också uppgifter om kursens start- och slutdatum. Om betyg förändras uppdateras upp- gifterna och datum för justering noteras i betygskatalogen.
Avbrott
Vid avbrott ska ÖSYH meddelas omgående och dokumentationen uppdateras så snart som möjligt.
Studieuppehåll
När ledningsgruppen beslutat om studieuppehåll ska ÖSYH uppdatera dokumentatio- nen så snart som möjligt. När en studerande återgår till utbildningen ska utbildningsle- daren meddela ÖSYH.
Närstående kontaktperson
Alla studerande ska lämna aktuella kontaktuppgifter till valda närstående att kontak- ta vid kris. Detta för att de ska kunna kontaktas om något allvarligt inträffar i eller i samband med utbildningen. Med kris menas allvarlig olycka, dödsfall, brand, händelse då studerande eller personal utsatts för livsfara, alla situationer som hos inblandade framkallar chock eller allvarlig förstämning eller liknande. Dessa kontaktuppgifter ska finnas hos utbildningsledaren.
| Rapportera in studerande till Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
| Lämna underlag till rapportering om avbrott och uppehåll | Utbildningsledare |
| Lämna över betygsdokumentation i klasslista/betygskatalog | Utbildningsledare |
| Föra in uppgifter om uppehåll och avbrott i studiedokumentationen (Mina sidor samt klasslista) | ÖSYH |
| Föra in betyg i studiedokumentationen (Mina sidor) | ÖSYH |
| Meddela ÖSYH om ändrade kontaktuppgifter till studerande | Utbildningsledare |
Bilagor
Myndigheten för yrkeshögskolan
Myndigheten för yrkeshögskolan är den myndighet som beslutar om en utbildning får ingå i yrkeshögskolan och om den har rätt till statliga anslag för studerande. Myndighe- ten ansvarar även för tillsyn av samtliga godkända utbildningar.
Det som visar att en utbildning är godkänd av Myndigheten för yrkeshögskolan är det beslut från myndigheten som undertecknats och innehåller ett unikt utbildnings- nummer. Ett utbildningsnummer består av YH följt av en sifferkombination som be- tecknar utbildningen, ett årtal (beslutsåret) samt en siffra som betecknar aktuellt intag. Exempelvis YH00574-2019-1.
Det som ska rapporteras, utöver studiedokumentationen, till Myndigheten för yrkes- högskolan är:
- Ledningsgrupp med kontaktuppgifter
- Utbildningsbeskrivning
- Kontaktuppgifter till utbildningsledare och till ÖSYH
- Sista ansökningsdatum
- Startsignal på uppropsdagen, fördelat på antal kvinnor och män som sökt
respektive som kom på uppropet
- Rekvirering av statliga anslag tidigast 3 veckor efter uppropet, samt var 6:e månad
- Slutsignal vid examen
- Uppgifter för 6-månadersuppföljning efter examen
- Uppgifter som efterfrågas i samband med tillsyner och granskningar
- Examensbevis och utbildningsbevis
Till Myndigheten för yrkeshögskolan lämnas även ansökningar om att få förändra utbildningsplaner med mera.
| Lämna underlag för rapportering | Utbildningsledare |
| Samtlig rapportering till Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
| Samordna tillsyn | ÖSYH |
| Vid behov ansöka om förändringar för utbildningen | ÖSYH |
CSN
ÖSYH sköter all rapportering till CSN och utbildningsledare lämnar på förfrågan underlag. Rapportering gällande studerande sker i början och slutet av varje termin samt i samband med avbrott, uppehåll och tillgodoräknande av hel kurs.
- För alla studerande som kommer på uppropet (eller ny termin) ska ÖSYH in- tyga påbörjad studieperiod så att de studerande kan söka/erhålla studiestöd från CSN om de så önskar.
- Vid slutet av varje termin rapporteras om varje enskild studerande följer normal studietakt eller ej. CSN menar att en studerande bör klara samtliga kurser utan att studierna försenas. Mindre och tillfälliga förseningar kan godtas om skolan bedömer att studierna som helhet inte kommer att försenas. Om bedömning görs att en studerande ej följer studietakt kan utbildningsledaren skriva ett do- kument som beskriver situationen och eventuella åtgärder, så att den studerande kan skicka det till CSN.
- Om en studerande tillgodoräknar sig en kurs, gör studieavbrott eller studieup- pehåll ska detta rapporteras till CSN. Utföraren meddelar ÖSYH detta så snart som möjligt, ÖSYH rapporterar till CSN.
TERMINSTIDER
Terminstider för respektive intag rapporteras in före läsårsstart. Terminer är löpande utan lov och terminstiderna sätts så att en termin alltid börjar på en måndag och alltid avslutas på en fredag. Eventuella upprop sker på lämplig dag under första veckan.
| Lämna underlag till rapportering | Utbildningsledare |
| Rapportera till CSN | ÖSYH |
Ekonomi
Tidigast tre veckor efter upprop kan ÖSYH rekvirera statliga medel för de studerande. Utbildningsledare ser till att korrekta underlag lämnas till ÖSYH som gör rekvireringen hos Myndigheten för yrkeshögskolan.
När besluten har kommit till ÖSYH meddelar de utföraren genom att skicka kopior på utbetalningsplan tillsammans med det belopp som utföraren ska fakturera ÖSYH för utförd utbildning. Förfallodatum för fakturan får ligga tidigast 10 dagar efter planerad utbetalning från Myndigheten för yrkeshögskolan.
I fakturan ska anges vilken utbildning och klass det gäller, hur många studerande den avser samt period.
All fakturering av statsbidrag för ordinarie utbildning sker utan moms. För fakture- ring gällande uppdragsutbildning görs överenskommelser i varje fall.
Uppdragsutbildning
Inom ramen för en yrkeshögskoleutbildning finns det möjlighet att sälja utbildningen i delar eller i sin helhet som uppdragsutbildning.
Vill en utförare sälja uppdragsutbildning görs det tillsammans med ÖSYH eftersom ÖSYH är huvudman och har examinationsrätten. Avtal med beställare och fakturering sköts av ÖSYH. Vid ett anbudsförfarande är det ÖSYH som ska stå för anbudet för att uppdragsutbildningen ska kunna examineras med ”yh-stämpel”.
De kurser eller hela utbildningar som säljs som uppdragsutbildning ska helt följa de av ledningsgruppen godkända kursplanerna.
En ansökan om att få bedriva uppdragsutbildning lämnas enligt anvisningar in av ÖSYH till Myndigheten för yrkeshögskolan. Efter beslut från myndigheten får utbild- ningen startas.
Ansökan om att få bedriva uppdragsutbildning är förknippad med administrativa kostnader som myndigheten tar ut, det kan även innebära kostnader för tillsyn.
Alla som studerar på en uppdragsutbildning ska registreras ska registreras i doku- mentationsformatet som tillhandahålles av Myndigheten för yrkeshögskolan. Betyg- sättande personal undertecknar betygskatalogen. Utbildningsbevis och examensbevis undertecknas av VD på ÖSYH. Den avslutande betygsammanställningen som rapporte- ras till Myndigheten för yrkeshögskolan undertecknas av VD för ÖSYH.
| Besluta om att sälja utbildningen som uppdragsutbildning | Ledningsgruppen |
| Tillse att beslut fattas i ledningsgruppen om att uppdragsutbildning får säljas. | ÖSYH |
| Ge korrekt underlag för ansökan om att få bedriva uppdragsutbildning | Utbildningsledare |
| Skicka in ansökan för uppdragsutbildning | ÖSYH |
| Sammanställa betyg | Utbildningsledare |
| Skicka betygssammanställningar i original via post samt digitalt till ÖSYH | Utbildningsledare |
| Ta fram utbildningsbevis/examensbevis | Utbildningsledare |
| Utfärda utbildningsbevis/examensbevis | ÖSYH |
| Rapportera resultat till Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
Bilagor
Kurs på tom plats
Om det finns lediga platser på en yrkeshögskoleutbildning efter det att antagningen är beslutad och klar, finns möjlighet att anta studerande till en eller flera av kurserna inom utbildningen.
Antagningen till kurs på tom plats ska gå till på samma sätt som antagningen till hela utbildningen. Eventuella särskilda förkunskapskrav och urval ska vara desamma och antagningen ska genomföras på samma sätt. Enda skillnaden från ordinarie antag- ning till utbildningen är att ledningsgruppen får överlåta antagningen till utbildnings- anordnaren. När det gäller kurs på tom plats får ledningsgruppen även överlåta ansvaret för utfärdande av examens- och utbildningsbevis till utbildningsanordnaren.
I likhet med ordinarie studerande ska studerande på kurs på tom plats, deras betyg och betygsdatum redovisas. Rapportering ska ske senast fyra veckor efter att betygen är satta. Utbildningsbevis ska kunna utfärdas och ledningsgruppen får överlåta detta ansvar till utbildningsanordnaren.
Statsbidrag eller särskilda medel för studerande på kurs på tom plats kan rekvireras inom ramen för det gällande beslutet om årsplatser för utbildningen.
| Tillse att relevanta beslut angående Kurs på tom plats fattas av ledningsgruppe. | ÖSYH |
| Besluta om att erbjuda kurs på tom plats | Ledningsgruppen |
| Besluta om att överlåta antagning och utfärdande av examens- och utbildningsbevis till ÖSYH | Ledningsgruppen |
| Ge korrekt underlag för anmälan om Kurs på tom plats | Utbildningsledare |
| Skicka in anmälan om Kurs på tom plats | ÖSYH |
| Öppna webbansökan | ÖSYH |
| Anta studerande till Kurs på tom plats | ÖSYH |
| Rapportera betyg till ÖSYH | Utbildningsledare |
| Rapportera betyg till Myndigheten för Yrkeshögskolan | ÖSYH |
| Utfärda examens- och utbildningsbevis | ÖSYH |
Europass
Europass är ett tillägg till examensbeviset som Myndigheten för yrkeshögskolan tar fram utifrån gällande utbildningsplan. Europass beskriver på engelska den studerandes kunskaper, färdigheter och kompetenser. Mer information finns på www.myh.se.
Alla studerande inom ÖSYH har rätt att få ett Europass som tillägg till examensbeviset.
| Skriva ut tillägg till examensbevis | ÖSYH |
Examen och avslutning av utbildning
Examensdagen på våra utbildningar ska kantas av glädje och högtidlighet. Oavsett om den studerande har gått en uppdragsutbildning eller yrkeshögskoleutbildning med reguljärt intag har de lagt mycket tid och energi på att genomföra sin utbildning. Utbildningsledare, konsulter, personal, ledningsgrupp och LIA-företag har engagerat sig under utbildningens genomförande och ska erbjudas möjlighet att se vad deras engagemang leder till. En del av, eller alla, dessa kan därför med fördel bjudas in till examenstillfället.
| Planera datum och tid för examen minst 3 månader innan | Utbildningsledare |
| Färdigställa betygsunderlag till examensbevis/utbildningsbevis | Utbildningsledare |
| Besluta om utfärdande av examen | Ledningsgruppen |
| Skriva ut examensbevis/utbildningsbevis | ÖSYH |
| Signera examensbevis | ÖSYH och representant för ledningsgruppen |
| Skicka slutsignal till Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
| Se till att alla kontaktuppgifter till studerande är uppdaterade vid examen | Utbildningsledare |
| Ladda upp examensbevis/utbildningsbevis hos Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
| Skicka ut examensbevis/utbildningsbevis och Europass till (f.d.) studerande | ÖSYH |
Uppföljning
Målet med utbildningar inom ÖSYH är att de studerande som tagit examen ska ha anställning, alternativt driva eget företag inom branschen.
Uppföljning sker cirka 6 månader efter examen och initieras av Myndigheten för yrkeshögskolan.
Uppföljningen sker enligt enkäten i bilaga 32 och kan göras t.ex. via mejl och tele- fon. Om uppföljningsenkäten görs av ÖSYH genomförs den via mejl. ÖSYH rappor- terar in resultatet till Myndigheten för yrkeshögskolan inom angiven tid. Fråga 2 om anknytning till utbildningsområde, skall endast de som är anställda eller egenföretagare svara på, ej t.ex. studerande eller arbetssökande. Föräldralediga eller sjukskrivna med anställning räknas som anställda.
| Genomföra och sammanställa 6-månaders-uppföljningen | Utbildningsledare eller ÖSYH efter överenskommelse |
| Rapportera resultat 6-månadersuppföljningen till ledningsgruppen | ÖSYH |
| Rapportera resultat från 6-månadersuppföljningen till Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
Bilagor
Bilaga 1. Checklista för utbildningsuppstart
REKRYTERING OCH MARKNADSFÖRING
| Sätta terminstider Utbildningsledare | Utbildningsledare |
| Att ta fram dokument Behörighet, Urval, Antagning (BUA) | ÖSYH |
| Lämna material till produktblad med fokus på yrket enligt förfrågan | Utbildningsledare |
| Lägga upp information på egna hemsidor | ÖSYH samt utbildningsledare |
| Lägga upp information på marknadsföringswebbplatser | ÖSYH |
| Öppna ansökan i webbsystem | ÖSYH |
| Aktivt deltagande i mässor | Utbildningsledare |
| Genomföra annonsering/marknadsföring | Utbildningsledare |
| Samordna gemensam marknadsföring/annonsering | ÖSYH |
| Löpande svara på och hantera intresseanmälningar | Utbildningsledare samt ÖSYH |
| Löpande svara på och hantera frågor om webbansökan | ÖSYH |
| Uppdatera myndighetens anordnarsidor | ÖSYH |
URVAL OCH ANTAGNING
| Iordningställa webbsystemet för urval och antagning | ÖSYH |
| Fastställa behörighet på sökande enligt förordning | ÖSYH |
| Genomföra urval och notera resultat i webbsystemet | Utbildningsledare |
| Hantering av eventuell förlängd ansökningstid | ÖSYH |
| Genererar urvalslistor, dvs. underlag för beslut om antagning i ledningsgruppen | ÖSYH |
| Besluta om antagning | Ledningsgruppen |
| Ta fram antagningsbesked med information om skolan, utbildningen, sista svarsdag samt uppropsdag och -tid. | ÖSYH |
| Ta fram reservplatsbesked med information för de som placerats på reservplats (dvs. alla som inte erbjudits plats i första urvalet) | ÖSYH |
| Meddela samtliga sökande resultat av urvalet | ÖSYH |
| Hantera svar på antagning från sökande | ÖSYH |
| Hantera reservantagning | ÖSYH |
| Skicka ut välkomstbrev till de studerande med information om uppropet och utbildningen samt exempelvis boende, skolan, parkeringar, kollektivtrafi k, matställen med mera. | Utbildningsledare |
| Planera upprop och första tiden på utbildningen. | Utbildningsledare |
| Skapa klasslista inkl betygskatalog | ÖSYH |
INFÖR UPPSTART AV UTBILDNING
| Göra övergripande kursplanering för utbildningens hela längd (poängplan - bilaga 12) | Utbildningsledare |
| Nätverka och knyta arbetslivsrepresentanter till ledningsgrupp | Utbildningsledare |
| Säkerställa att ledningsgruppens utformning motsvarar formella krav | ÖSYH |
| Ta fram fullständiga kursplaner med betygskriterier, examinationsformer | Utbildningsledare |
| Besluta om kursplaner | Ledningsgruppen |
| Iordningsställa lokaler som är lämpliga för studier | Utbildningsledare |
| Planera terminstider (poängplan - bilaga 12) | Utbildningsledare |
| Rapportera terminstider till CSN | ÖSYH |
| Inventera, boka undervisande personal | Utbildningsledare |
| Skicka startsignal till Myndigheten för yrkeshögskolan | ÖSYH |
| Rapportera de studerande som påbörjade studier till CSN | ÖSYH |
| Rekvirera statsbidrag | ÖSYH |
UPPSTART AV UTBILDNING
| Komplettera ”Underlag till information vid utbildningsstart” med lokal information | Utbildningsledare |
| Delge studerande ”Information vid utbildningsstart” | Utbildningsledare |
| Tillse att studerande signerar dokumentet ”Information vid utbildningsstart” | Utbildningsledare |
| Tillse att ett påskrivet exemplar arkiveras och att ett ges till den studerande. | Utbildningsledare |
| Informera om Utförarhandboken samt kursplaner | Utbildningsledare |
| Samla in relevant kontaktinformation till studerande och närstående, bilaga 16 | Utbildningsledare |
| Samordna eventuell granskning och tillsyn | ÖSYH |
| Ta fram efterfrågade underlag till granskning och tillsyn | Utbildningsledare |
| Planera studerandesamtal enligt rutin | Utbildningsledare |
| Möjliggöra val av studeranderepresentanter samt meddela vilka som valts till ÖSYH | Utbildningsledare |
| Bjuda in branschen för att berätta om yrket | Utbildningsledare |
| Informera de studerande om möjligheter till särskilt stöd och yrkessvenska | Utbildningsledare |